Tài liệu ở đây bao gồm bài viết để đăng trên tạp chí, hồ sơ dự thầu, báo cáo định kỳ hoặc báo cáo chuyên đề, báo cáo thực địa, thuyết minh… Khoa học ở đây cũng bao gồm các ngành kỹ thuật, tin học, quản trị, khoa học nhân văn và khoa học cơ bản.

Cần nêu rõ: bài viết thường ghi “tôi”, không phải vì cái “tôi” lớn, mà nhằm nêu rõ cách làm dựa theo cấu hình máy vi tính và phần mềm tôi dùng. Bạn có thể có kinh nghiệm hay hơn, hoặc cấu hình và phần mềm của bạn khác biệt nên phải dùng cách khác.

Kỹ năng không được làm khác đi so với những yêu cầu của một tạp chí, hoặc quy định trong trường lớp…

Cũng cần đọc các bài viết dưới đây của tác giả, bởi vì bài viết này không lặp lại nội dung đó:

• Cần sử dụng tiếng Việt cho đúng cách – https://tamdiepblog.wordpress.com/2018/09/27/can-su-dung-tieng-viet-cho-dung-cach/
• Cần sử dụng tiếng Việt cho súc tích – https://tamdiepblog.wordpress.com/2018/07/06/can-su-dung-tieng-viet-cho-suc-tich/
• Computer skills to prepare scientific documents – https://tamdiepblog.wordpress.com/2018/09/16/computer-skills-to-prepare-scientific-documents/
• Nghĩ về cách dịch thuật trong ngành truyền thông – https://tamdiepblog.wordpress.com/2018/09/25/nghi-ve-cach-dich-thuat-trong-nganh-truyen-thong/

Giới thiệu thêm

Lúc tôi đang đúc kết kinh nghiệm làm việc của mình trong việc viết tài liệu khoa học thì gặp loạt bài dưới đây của TS Nguyễn Văn Tuấn, Giáo sư tại Đại học New South Wales và Đại học Công nghệ Sydney ở Úc.

Bài báo khoa học: Tiếng Anh trong khoa học – https://tuanvannguyen.blogspot.com.au/2016/09/bai-bao-khoa-hoc-tieng-anh-trong-khoa.html
Cách đặt tựa đề bài báo khoa học – http://tuanvannguyen.blogspot.com.au/2016/08/cach-at-tua-e-bai-bao-khoa-hoc.html

Bài báo khoa học: Cách viết phần Dẫn nhập – https://tuanvannguyen.blogspot.com.au/2016/08/bai-bao-khoa-hoc-cach-viet-phan-dan-nhap.html
Bài báo khoa học: Cách viết phần Phương pháp – https://tuanvannguyen.blogspot.com.au/2017/07/bai-bao-khoa-hoc-cach-viet-phan-phuong.html
Bài báo khoa học: Cách viết phần kết quả – https://tuanvannguyen.blogspot.com.au/2016/09/bai-bao-khoa-hoc-cach-viet-phan-ket-qua.html
Cách viết phần Bàn luận – https://tuanvannguyen.blogspot.com.au/2017/07/cach-viet-phan-ban-luan.html
Những lỗi phổ biến trong trình bày bằng PowerPoint – http://tuanvannguyen.blogspot.com.au/2014/11/nhung-loi-pho-bien-trong-trinh-bay-bang.html

Hóa ra loạt bài của GS Tuấn trình bày có hệ thống và chi tiết hơn những gì tôi dự định viết ra. Nên đọc kỹ loạt bài nêu trên nếu công việc của bạn liên quan đến soạn thảo tài liệu khoa học.

Tôi chỉ nêu ra trong bài này vài điểm theo kinh nghiệm của riêng mình.

Ba nguyên tắc cơ bản

Tài liệu khoa học–kỹ thuật nên đạt ba nguyên tắc cơ bản sau:

1. Tính chuẩn xác của khoa học.
2. Văn phong và từ ngữ chặt chẽ, súc tích.
3. Tính thẩm mỹ: trong cách trình bày văn bản, bảng biểu, trang PowerPoint…

Tính chuẩn xác của khoa học

Một số điểm gợi ý:

• Giảm thiểu từ ngữ có ý tưởng chung chung như “xấu” (bad) hoặc “tốt” (good). Nhiều người còn khuyên giảm thiểu việc dùng những từ như rất tốt (very good) hoặc xuất sắc (excellent), vì cũng chưa rõ ràng. Tương tự, tránh câu mơ hồ như “Người ta thường cho rằng…”
• Nêu nguồn tham khảo mỗi khi có thể: nguồn cho bảng/biểu, câu trích dẫn, tham chiếu ở mục riêng”Tham khảo” hoặc ở footnote.
• Giảm thiểu từ có ý nghĩa định tính như phần lớn (most), mà nên định lượng (như số %), khi có thể.
• Thể hiện rõ ràng ý tưởng muốn trình bày. Tránh lỗi bàn phím đối với những từ viết hơi giống nhau nhưng ý nghĩa khác hẳn hoặc ý nghĩa gần giống nhưng từ ngữ khác nhau, ví dụ: hấp thu (absorption) và hấp phụ (adsorption) , ký sinh và cộng sinh…; hoặc hiện tượng gần giống nhưng từ ngữ khác nhau, ví dụ: bay hơi và thăng hoa…
• Chú thích bằng Anh văn đối với từ ngữ có thể còn lạ lẫm với người đọc, như chỉ ra trong ví dụ trên.
• Cân nhắc dùng từ khoa học thay cho từ thông thường. Lấy ví dụ: ta thường nghe nói đến sa mạc, nhưng ngành địa chất gọi là hoang mạc. Tài liệu khoa học nên dùng từ khoa học, nhưng khởi đầu nên chú thích thêm từ thông dụng, ví dụ: “hoang mạc (tên thông thường là sa mạc)”.
• Ghi chính xác tên riêng, tên địa danh. Nhất là tên chủ đầu tư, nhà tài trợ, dự án, bởi vì những tên này có giá trị pháp lý – phải ghi đúng từng chữ.
• Tránh dùng tên chủng loài theo tên gọi dân gian nếu không thể chỉ ra loài nào cụ thể. Ví dụ: Tên dân gian “rắn mai gầm bạc” và rắn vòng bạc” chỉ chung cho cả 2 loài. Ghi rõ: “Rắn cạp nia bắc – Many-banded krait, Chinese krait (Bungarus multicinctus)” hoặc “Rắn cạp nia nam – Malayan krait, blue krait (Bungarus candidus)”.
• Viết danh pháp khoa học cho mỗi loài (species) theo hai phần: tên của chi (genus) viết hoa và chữ nghiêng, theo sau là đặc điểm viết thường và chữ nghiêng. Tôi nhận thấy nhiều bài viết cẩu thả về điểm này; cần lưu tâm để tỏ tính chuyên nghiệp.

Viết chặt chẽ, súc tích

Thời đi học, tôi thường đứng đầu lớp về Anh ngữ. Bắt đầu làm việc, tôi phải dùng Anh ngữ hàng ngày để nói chuyện, viết nhiều tài liệu bài khoa học. Lúc đó có một ông người Anh làm editor, sửa bài của bọn chúng tôi trước khi cho đăng tải. Ông sửa cẩn thận, tỉ mỉ, giải thích lý do về ngữ pháp, văn phạm, ý nghĩa… trong mỗi chỉnh sửa. Cho nên trong khoảng một năm làm việc với ông, trình độ viết Anh ngữ của tôi càng thăng tiến. Sau đó khi làm việc ở Canada, ông sếp của tôi khen tôi viết Anh ngữ chẳng khác gì người bản xứ. Rồi tôi nhận làm một báo cáo kỹ thuật cho một công ty đối tác. Khi anh kỹ sư làm chủ công ty đó thấy cụm từ trong báo cáo của tôi: “It goes without saying that” (đại ý: “Không cần nói thì ai cũng biết rằng”), ông cười hỏi tôi: “Who said that?” (“Ai đã nói thế?”) Tôi hơi sững người, rồi hiểu ra: cụm từ đó là thừa. Ý như thế nào thì cứ ghi ra như thế mà không cần mở đầu bằng cụm từ đó, hoa mỹ nhưng chẳng có ý nghĩa gì cả, không bổ sung điều gì mới. Nghĩ xa hơn một chút: đó là cách viết dư thừa thường để tạo nét hoa mỹ trong văn học, nhưng không cần thiết trong tài liệu khoa học–kỹ thuật.

Thế mà vài năm sau, sếp của tôi (một ông người Canada) không sửa nhiều các báo cáo của tôi làm, nhưng có lần sếp đưa một báo cáo của tôi cho một chuyên viên Canada khác rà soát thì ông này không sửa về ý tưởng, nhưng gạch bỏ cụm từ này và từ ngữ nọ mà ông cho là dư thừa. Tôi lại có thêm một bài học.

Vậy thì cần rà soát bản thảo khoa học của mình, từ ngữ nào dư thừa thì bỏ đi. Xem ví dụ dưới đây.

Một vài nhận định:

Câu 1: Khảo sát đương nhiên bao gồm việc phân tích dữ liệu, vì thế không cần ghi ra “phân tích dữ liệu.”
Câu 2: Bớt dùng thể thụ động: sửa “thiết bị được giảm âm” thành “giảm âm thiết bị”. Khi đề xuất việc gì thì đương nhiên phải thực hiện hữu hiệu việc đó, vì thế không cần nêu kèm yêu cầu “hữu hiệu”.
Câu 3-4: Bớt dùng thể thụ động.
Câu 5: Lủng củng, dài dòng khiến cho người đọc khó nắm bắt ý tưởng.
Câu 6-9: Lủng củng, kém súc tích trong nguyên văn.

Tính thẩm mỹ

Yếu tố này khá quan trọng sau hai yếu tố trên. Kinh nghiệm cho thấy tài liệu có tính thẩm mỹ sẽ tạo ấn tượng tốt đối với cấp lãnh đạo của công ty và của khách hàng, chủ đầu tư, nhà tài trợ… Nhờ thiện cảm qua tính thẩm mỹ mà tài liệu trình nộp dễ nhận đánh giá cao hơn.

Tính thẩm mỹ của một tài liệu khoa học không phải ở màu sắc hoặc hoa văn. Tôi nhận thấy một số bài tập và luận văn ở các trường đại học, thậm chí một số báo cáo của cấp kỹ sư ở các cơ quan, có trang bìa tô điểm quá đáng, còn thân bài dùng loại font hoa mỹ. Cách trang trí tài liệu như thế có thể thích hợp cho một tác phẩm văn học và font như thế có thể dùng cho thiệp mời tiệc cưới, nhưng không thích hợp cho tài liệu khoa học.

Những chỉ dẫn tiếp theo trong bài này cũng chú trọng đến tính thẩm mỹ trong chuyên nghiệp mà bạn sẽ nhận ra.

Nhắc nhở về Microsoft Word

Dưới đây là một số chỉ dẫn về Microsoft Word dựa theo kinh nghiệm của tôi đối với công tác xử lý văn bản ở một số nhà xuất bản.

• Nguyên tắc chỉ đạo: giữ các format của paragraph, tựa, tiểu tựa… đồng nhất, xuyên suốt cả tài liệu. Tránh thay đổi theo từng chỗ, gây thẩm mỹ kém.
• Tận dụng các style để tạo format, ví dụ như line spacing, loại và cỡ font cho phần chính, phần Page number, Footnote, Header, Heading... Không nên đổi format theo cách thủ công cho từng chỗ, bởi vì đổi format qua style thì ta có thể đổi toàn bộ văn bản một cách nhanh chóng và đồng nhất.
• Khi muốn bắt đầu trang mới, chỉ định Section Break – Next Page, không nên dùng thủ công bấm phím Enter nhiều lần. Làm như thế, nếu việc biên tập làm thay đổi cách phân trang thì phải gia giảm số Enter theo cách thủ công.
• Tương tự, nếu muốn bắt đầu số trang lẻ, chỉ định Section Break (Odd Page) thay vì làm thủ công phân trang, khi biên tập xong lại phải chỉnh sửa thủ công.
• Không nên kéo dãn hoặc thu hẹp Character spacing, bởi vì thiết kế font chữ đã đúng mức, thay đổi Character spacing làm cho font xấu đi. Phải giữ Character spacing = 100%.
• Khi bắt đầu mỗi Section, không nên định Page number bằng thủ công “Start at” rồi đánh số trang vào. Làm như thế, sau khi chỉnh sửa bản văn lại phải sửa thủ công Page number ở mỗi Section! Nên cho số trang chạy tự động từ đầu đến cuối “Continuous from previous section”, bắt đầu mỗi Section bằng “Odd page”.
• Có thể thay đổi giữa Footnote (đánh số liên tiếp từ đầu đến cuối hoặc từ số 1 ở mỗi trang) và Endnote (dồn hết vào cuối sách). Những việc này chỉ cần vài cái nhấp chuột.
• Không nên dùng Column Break khi bản thảo chẳng có column nào cả, nếu dùng sẽ phải tốn công dùng 2 Column Break thành một Page Break.
• Không nên vì phân trang mà thay đổi Line spacing của từng paragraph có dòng dãn thưa hơn hay sít lại. Làm như thế là phản khoa học: mắt người đọc sẽ dễ mệt mỏi vì phải thích nghi với các dòng sít hoặc thưa khác nhau. Dù có 1 dòng đầu trang hoặc 1 dòng cuối trang vẫn không sao. Nếu không muốn 1 dòng cuối trang thì định Format – Paragraph – Window/Orphan control.
• Vì lý do trên, không nên thay đổi các con số khác nhau của Format – Paragraph – Line spacing – Exactly. Cố gắng tạo sự đồng nhất xuyên suốt quyển sách – như đã sửa lại.
• Không nên dùng Line spacing – Exactly vì con số này cố định cho tất cả cỡ font. Dùng Line spacing – Multiple (ví dụ: 1.2) thì khoảng cách này được tự động điều chỉnh theo cỡ font.
• Style: Footnote Reference cần có font cỡ tương đối lớn để trừ hao vì là Superscript bị thu nhỏ lại.
• Để ý: nếu trao file cho người khác và người này mở file của bạn ra trên máy vi tính của họ, tất cả các style sẽ có format như bạn đã định. Nhưng khi người này copy một phần file của bạn rồi paste vào file của họ, các style sẽ có format theo style trùng tên (như Normal) của máy vi tính đang dùng. Để tránh việc này, có người không dùng style Normal sẵn có, nhưng tạo ra style cho riêng họ, đặt tên ví dụ như: Normal_me.
• Tránh viết đoạn dài (khoảng trên nửa trang) bởi vì sẽ khó đọc. Đối với phần trích dẫn, nên xuống dòng, đặt trong 2 dấu ngoặc kép hoặc cho cả đoạn văn thụt vào (indent).

Làm việc với file tài liệu

Tận dụng Find and Replace

Đây là chức năng rất đa dạng nhằm thay đổi, chèn hoặc xóa hàng loạt các loại format và chữ mà bạn nên khai thác. Thử bấm Ctrl-H rồi điền vào các thông số như sau:

Đổi tất cả tựa sách “A Brief History of Time” thành chữ nghiêng: ở ô Find what: ghi “A Brief History of Time”, ở Replace with: ghi “A Brief History of Time” rồi chọn Format – Font – Italic, bấm Replace All. Tất cả các tựa này sẽ là chữ nghiêng cho dù trước đó là chữ nghiêng hay không, riêng các tựa viết hoa theo những cách khác nhau sẽ được sửa lại cho đồng nhất theo cách viết ở ô Replace with.

Bỏ các dòng trống: ở ô Find what: bấm Special chọn Paragraph Mark rồi lặp lại bấm Special chọn Pargraph Mark, ^p^p sẽ hiện ra; ở ô Replace with: bấm Special chọn Pargraph Mark, ^p sẽ hiện ra. Bấm Replace All. Có nghĩa là thay 2 Paragraph Mark (Enter 2 lần) bằng 1 Paragraph Mark (Enter 1 lần).

Xóa chữ “là ” có chọn lọc: ở ô Find what: ghi “là ” (để ý có một khoảng trống theo sau; ở ô Replace with: không ghi gì cả, rồi bấm Replace. Con trỏ sẽ chuyển đến từng chữ “là ”, bấm Replace để thay thể, hoặc Find Next để tìm tiếp, hoặc Close để dừng. Với cách này, có thể chỉnh lý bản thảo Việt văn cho súc tích hơn.

Có thể highlight trước một đoạn để chỉ Replace All trong đoạn đó, hoặc chọn Search: Down để chỉ Replace All từ vị trí con trỏ xuống dưới.

Sau mỗi lần thay hàng loạt, nếu muốn trở lại như trước thì bấm Ctrl-Z.

Phân ra từng chương hay gộp vào một file duy nhất?

Tôi thích gộp tất cả vào một file duy nhất, thậm chí đối với tài liệu dầy khoảng 280 trang. Làm như thế, người đọc mở tài liệu ra là có đủ các nội dung từ Mục lục, Danh mục Bảng, Danh mục Hình, các Phụ chương, bảng và biểu mà không cần mở tài liệu nào khác để đọc tiếp. Vì thế mà tôi chép bảng/biểu từ Excel, PowerPoint  vàCorel  để đưa vào file Word, tôi còn chép biểu đồ Microsoft Project và hình AutoCat vào nếu có thể được. Việc này là do kinh nghiệm trong quá khứ: file Word được chừa nhiều trang trắng để in ra cùng các bảng/biểu Excel rồi thay các trang trắng bằng các bảng/biểu Excel. Lâu ngày, không ai nhớ bảng/biểu nào nằm trong file Excel nào; hoặc tên file Exel được ghi trong file Word nhưng file đó bị thất lạc. Việc đọc và in ấn file Word cũ vì thế bị thiếu sót.

Tiêu chí giới hạn cho một file Word hoàn chỉnh là dung lượng của file PDF. Nếu chuyển file Word thành PDF lớn hơn 10 MB thì khó gửi qua e-mail, lúc đó phải chia nhỏ file Word. Tôi thấy file Word tổng hợp chỉ nên có dung lượng tối đa khoảng 30.000 KB, để chuyển qua file PDF khoảng 9.900 KB.

Có người thích phân tài liệu thành chương. Việc này có lợi khi mỗi người phụ trách một chương riêng, không ai cản trở ai. Trong mỗi chương nên đưa số chương vào Heading 1 (để có Chương 1, Chương 2…), tạo Caption cho Biểu (để có Biểu 1-1, Biểu 1-2… Biểu 2-1, 2-2…), tạo Mục lục, Danh mục Bảng, và Danh mục Hình, rồi gộp các phần này trong một file cho cả tài liệu.

Save và save

Khi làm việc với một tài liệu qua nhiều ngày, nên save thường xuyên file mang tên với một phiên bản mới. Ví dụ, bạn đang soạn tài liệu với tên file “Bao cao Kha thi ABC”, sáng hôm sau nên save file này với tên “Bao cao Kha thi ABC 2”, chiều hôm sau nên save file này với tên “Bao cao Kha thi ABC 3”, rồi cứ như thế cho các ngày tiếp theo. Theo cách này, nếu file có lỗi nào đó chữa không được, bạn có thể sử dụng phiên bản trước đó và chỉ mất nửa hoặc một ngày làm việc. Nếu không làm như thế, bạn có thể bỏ ra nhiều ngày công và công của bạn trở thành công cốc!

Phần Tóm tắt

Tài liệu dài nên có một Tóm tắt ngay ở đầu. Tiếng Anh thường gọi đó là “Executive Summary”, tức là tóm tắt dành cho cấp quản lý. Họ cần nắm bắt nhanh nội dung tổng thể của tài liệu trước khi quyết định xem chi tiết phần nào. Nên đặt câu hỏi: “Người bận rộn không muốn đọc cả tài liệu dài của mình thì họ sẽ muốn đọc những gì trong Tóm tắt?” Từ đó có thể biết được sẽ đưa những nội dung nào vào Tóm tắt. Có thể đưa vào một ít bảng/biểu có chức năng tóm tắt nội dung, nhưng tránh bảng quá dài và biểu quá lớn. Tránh viết phần tóm tắt như phần dẫn nhập.

Tóm tắt có thể dài từ 1 đến 15 trang, dài hơn thì đó không còn là tóm tắt nữa. Có ngoại lệ, ví dụ như báo cáo đánh giá tác động môi trường của một dự án trên 300 triệu USD (thời giá năm 2004), được soạn thảo để nộp cho nhà tài trợ vốn quan tâm đến các vấn đề môi trường. Cả báo cáo chính và các phụ chương dầy hơn 200 trang, vì thế Tóm tắt dài đến 24 trang, nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho chuyên viên nhà tài trợ nhanh chóng nắm bắt nội dung.

Tóm tắt nên trình bày:

• Cơ sở của nghiên cứu
• Những mục tiêu chính
• Phương pháp
• Kết quả quan trọng
• Kết luận nổi bật

Phần Phương pháp nghiên cứu

Phần này cung cấp thông tin về đối tượng nghiên cứu cùng phương pháp đo lường, độ tin cậy và chính xác của đo lường; hoặc phương pháp phân tích dữ liệu, hoặc nêu thuật toán giải quyết vấn đề.

Riêng đối với các phương pháp phân tích trong phòng thí nghiệm, tìm hiểu giới hạn phát hiện (detection limit) để ghi vào kết quả nếu cần. Điều này là quan trọng bởi vì khi kết quả thí nghiệm bằng zero, đó có thể không phải là giá trị zero thật sự, mà chỉ do giới hạn phát hiện của thí nghiệm. Lấy ví dụ, một phương pháp phân tích nào đó có giới hạn phát hiện đối với kẽm là 0,10 microgram/g trong bùn. Khi kết quả phân tích là zero, phải hiểu rằng nồng độ kẽm thật sự là dưới 0,10 microgram/g chứ không hẳn bằng zero. Thiên nhiên không phải tinh khiết như thế! Thế thì nên ghi kết quả zero là “<0,10 (D.L.)”, và dưới bảng ghi chú: D.L.: “giới hạn phát hiện – detection limit”. Nên nhớ mỗi phương pháp và thiết bị thí nghiệm có D.L. khác nhau mà bạn phải nắm vững.

Cần nêu tiêu chuẩn có liên quan đến việc khảo sát, thí nghiệm, ví dụ như các tiêu chuẩn TCVN, QCVN, American Concrete Institute (ACI) , American Plywood Association (APA), American Society for Testing and Materials (ASTM), American Welding Society (AWS), Concrete Reinforcing Steel Institute (CRSI). EPA (Environmental Protection Agency), v.v.

Ghi nguồn tham khảo

Nên ghi chép ngay nguồn mỗi khi tham khảo, kẻo sau này mất thời giờ tìm lại các chi tiết. Cũng nên ghi vắn tắt nguồn cho mỗi hình và bảng nếu có thể được.

Tôi thường ghi tài liệu tham khảo theo hệ thống Harvard, đại cương như sau:

• Sort theo tên tác giả, riêng vô danh (Anon.) ở đầu danh mục.
• Mục cho bài báo theo format sau: Tác giả (năm). “Tựa bài báo”, Tựa tạp chí, volume(tập): trang đầu-trang cuối.
• Riêng đối với bài trên Internet, ghi tựa đề và đường dẫn là đủ.
• Mục cho sách theo format sau: Tác giả (năm). Tựa sách, tựa bổ sung. Nhà xuất bản, Thành phố.

Hình dưới đây cho một số ví dụ ghi nguồn tham khảo. Nên ghi tên tác giả người Anh-Pháp-Mỹ với họ (last name) trước, theo sau là chữ tắt tên giữa (middle name) và tên riêng (first name). Nên ghi tên tác giả người Á Đông theo cách họ trên tài liệu của họ.

Dùng PowerPoint để tạo biểu đồ

Tôi thường dùng PowerPoint để tạo sơ đồ tổ chức và lưu đồ (flowchart) thể hiện quy trình (process) hoặc thuật toán (algorithm). Lý do cho việc này là vừa có biểu đồ PowerPoint để trình bày qua hình chiếu, vừa có biểu đồ với format đa dạng theo ý muốn trong file Word.

Hình theo đây là các loại Lines và Shapes của PowerPoint.

Khi tạo ra một khối từ Shapes, có thể định các format sau:

• shape: hình dạng, kích thước, màu nền;
• đường khung: bề dầy, màu, loại đường thẳng liền hoặc đứt đoạn dài ngắn, hoặc không có khung;
• font: loại, cỡ, màu.

Có thể tùy chọn Text Fill và Text Outline nhưng tránh sa đà vào Text Effects, không thích hợp cho tài liệu khoa học.

Khi tạo ra một đường nối từ Shapes, có thể định các format sau:

• hình dạng: đường thẳng, mũi tên 1 hoặc 2 đầu, đường zic-zac
• bề dầy
• màu.

Có thể tùy chọn Shape Fill và Shape Outline nhưng tránh sa đà vào Shape Effects, không thích hợp cho tài liệu khoa học.

Chỉ cần định một lần format của khối và đường nối, sau đó có thể chép ra thành nhiều khối và đường nối khác, hoặc dùng Format painter để lấy format từ khố`i và đường nối như mong muốn sang các khối và đường nối khác.

Khối có thể được xê dịch và đường nối khối sẽ tự động xê dịch theo.

Cách tạo biểu đồ trong PowerPoint là như sau.

1. Mở file PowerPoint mới. Nếu thấy bất kỳ khung nào, nhấp khung đó rồi bấm Delete, để có một trang trắng.
2. Chọn HOME – Shapes – chọn hình dạng của block (ví dụ: hình chữ nhật có góc tròn).
3. Đưa con trỏ vào trang trống, rê chuột để tạo kích thước tạm thời của block.
4. Nhấp con trỏ lên khối, nhấp Shape Fill để chọn màu nền của khối (thường là không màu: No Fill)
5. Nhấp Shape Outline để chọn màu đường viền của khối (ví dụ: màu xanh lam).
6. Lặp lại Shape Outline, rồi bấm Weight để chọn bề dày đường viền (ví dụ: 2½ pt).
7. Lặp lại Shape Outline, rồi bấm Dashes để chọn loại đường viền (thường là đường liền lạc).
8. Nhấp con trỏ lên khối, chọn font (ví dụ: Arial 12). Con trỏ sẽ đi vào giữa khối.
9. Đánh nội dung dài nhất trong khối, ví dụ: Phó Giám đốc Kỹ thuật.
10. Nhấp con trỏ vào một trong các ô vuông trên viền khối rồi rê để điều chính kích thước của khối.
11. Nhấp con trỏ lên khối, bấm Ctrl-C rồi bấm Ctrl-V.
12. Nhấp con trỏ lên khối thứ hai, rê để đưa đến vị trí mong muốn, ví dụ: ngang bằng khối thứ nhất. Để ý: khi rê khối ngang với khối khác sẽ có đường chấm nối ngang 2 khối cho thấy sự cân chỉnh tốt.
13. Đánh nội dung cho khối thứ hai, ví dụ: Phó Giám đốc QHSE.
14. Nhấp con trỏ lên khối thứ hai, bấm Ctrl-C rồi bấm Ctrl-V.
15. Nhấp con trỏ lên khối thứ hai, rê để đưa đến vị trí mong muốn, ví dụ: phía trên hai khối kí. Để ý: khi rê khối dưới hoặc trên khối khác sẽ có đường chấm nối dọc 2 khối cho thấy sự cân chỉnh tốt.
16. Đánh nội dung cho khối này, ví dụ: Giám đốc.
17. Đến lúc này, có 3 khối: Giám đốc ở trên, và 2 Phó Giám đốc ở dưới. Cần nối các khối này với nhau.
18. Chọn HOME – Shapes – chọn hình thái của đường nối (ví dụ: mũi tên gãy thẳng góc –xem ô màu đỏ trong hình).
19. Đặt con trỏ trên ô vuông dưới của khối trên, rê đến ô vuông trên của khối dưới. Mũi tên được tự động điều chỉnh theo vị trí của hai ô vuông.
20. Đặt con trỏ trên mũi tên, nhấp Shape Outline để chọn màu của mũi tên (ví dụ: màu đen).
21. Lặp lại Shape Outline, rồi bấm Weight để chọn bề dày của mũi tên (ví dụ: 1 pt)
22. Nhấp con trỏ lên mũi tên, bấm Ctrl-C rồi bấm Ctrl-V.
23. Nhấp con trỏ lên mũi tên thứ hai, rê đuôi mũi tên vào ô vuông dưới của khối trên và đầu mũi tên vào ô vuông trên của khối dưới. Mũi tên được tự động điều chỉnh theo vị trí của hai khối.

Chỉ cần định một lần format của đường nối. Nhập trên một đường nối rồi nhấn Ctrl-C – Ctrl-V. Rê con trỏ ở hai đầu đường nối theo hướng 2 đường màu lục.

Tương tự, chỉ cần định một lần format của khối. Sau khi chọn 3 khối, có thể sửa Height và Width cùng lúc của cả 3 khối (ô màu lam).

Đến đây là hoàn chỉnh cho 3 block. Để kiểm tra công việc, thử nhấp trên một block rồi rê đến vị trí khác: mũi tên sẽ được điều chỉnh theo vị trí của block. Nếu không, tức là bước 19 hoặc bước 23 làm không đúng.

Sau khi tạo ra một số khối và đường nối, có thể chỉnh sửa cùng lúc các format khi đổi ý:

• Giữ phím Ctrl xuống trong khi nhấp chuột trên từng khối cần chỉnh sửa, chọn FORMAT để sửa chiều cao và chiều ngang của tất cả các block (trong ô màu lam), và/hoặc chọn Shape Fill để sửa màu nền, và/hoặc Shape Outline để sửa đường khung.
• Bấm trên 1 block có format như mong muốn, bấm Format painter trên Toolbar rồi bấm trên block thứ hai: block này sẽ có các format giống y như block thứ nhất. Nếu muốn sửa format của nhiều khung thì bấm nhanh trước 2 lần Format painter.
• Chỉnh sửa cùng lúc các đường nối theo cách tương tự như trên: Giữ phím Ctrl xuống trong khi nhấp chuột trên từng đường nối rồi chọn Shape Fill và/hoặc Shape Outline.

Để cho thấy chức năng đa dạng của PowerPoint, ba loại biểu đồ được trình bày dưới đây – để ý cách dùng màu: các khối có màu giống nhau mang bản chất giống nhau.

Khi làm biểu đồ cho quy trình, áp dụng quy ước cho một số hình dạng như dưới đây.

Dưới đây là ví dụ về biểu đồ trình bày quy trình. Các ghi chú dọc theo các mũi tên được tạo ra bằng INSERT – Text block, theo ngầm định Shape Fill: No Fill và Shape Outline: No Outline.

Dưới đây là ví dụ về sơ đồ tổ chức (organizational chart). Ba nhóm được chỉ ra bởi các nền hình chữ nhật: màu lục chỉ nhóm trung tâm, màu cam chỉ các nhóm giám sát gói thầu, màu lam chỉ các nhà thầu. Các nền này là Shape được định màu nền là từ Shape Fill, không có viền từ Shape Outline: No Outline, rồi chọn FORMAT – Send backward – Send to back để khối có chữ hiện lên.

Dưới đây là ví dụ về sơ đồ mạng (network diagram) PowerPoint, trình bày các hoạt động dự án theo 3 giai đoạn và theo nhóm. Hai khối nền màu lam chỉ hai sản phẩm cuối cùng.

Trình bày tổng thể

Font

Nên dùng font Unicode được cài đặt theo Windows, để bất kỳ người nào khi mở file của bạn ra trên máy vi tính của họ sẽ thấy format hoàn chỉnh như là file trên máy của bạn. Tránh dùng loại font từ nguồn khác, kẻo người không được cài đặt font đó có thể không đọc được file của bạn, hoặc có vấn đề về format khi in ra.

Dùng font Unicode thay cho font ABC hoặc VNI ngày xưa còn có 2 điểm lợi là: (1) dấu chữ Việt hiện ra trong các menu; (2) khi chuyển file cho người nước ngoài, máy vi tính của họ có thể không được cài đặt font chữ Việt nhưng file vẫn hiện ra dấu chữ Việt. Cần nhớ tuy người nước ngoài có thể không đọc được chữ Việt, họ vẫn có thể nhờ khác dịch cho họ. Nhưng nếu dùng font lạ, màn hình họ không hiện ra dấu chữ Việt thì ai cũng bó tay!

Dùng các loại font Unicode sau có sẵn trên Windows để mang dấu chữ Việt:

• Font cho trang bìa, tựa chương và tiểu tựa, header và footer, bảng: nên dùng loại không chân (sans serif), như Arial và Tahoma và Calibri, Microsoft Sans Serif và MS Reference Sans Serif (2 font này tương tự Arial); riêng font Verdana vì quá rộng nên mỗi dòng có ít từ hơn. Trang bìa bản Anh văn có thể dùng Arial Narrow khi mỗi dòng có nhiều từ nhưng không được xuống dòng trong khi ta vẫn muốn font cỡ lớn. Arial Narrow có bề ngang hẹp nên chữ không xuống dòng, trong khi ta có thể dùng font cỡ lớn để nâng chiều cao.
• Font cho thân bài: nên dùng loại có chân (serif), phổ biến nhất là Time New Roman. Một số nhà xuất bản dùng Palatino nhưng tôi nhận thấy font này mảnh mai, khi kỹ thuật in kém thì trở nên khó đọc. Riêng tôi thấy MS Reference Serif là loại font dễ đọc nhất: nét đậm hơn và thân chữ tròn hơn Time New Roman. Dùng font này cho chữ Việt thì nên đặt Line spacing bằng 1.2, chữ Anh thì bằng 1.1.

Nên tránh những font hoa mỹ, không thích hợp cho tài liệu khoa học. Ví dụ về vài loại font như thế được trình bày dưới đây.

Dàn hàng

Tài liệu Anh văn nên dùng Line spacing: Single như mặc định.

Tài liệu Việt văn, vì có dấu trên và dưới, nên định Line spacing: Multiple với trị số 1.2 cho MS Reference Serif và 1.1 cho các font khác.

Tựa đề tài liệu

Tựa đề không dài cũng không ngắn quá, đảm bảo truyền tải khá đầy đủ nội dung của tài liệu. Tựa đề nên dài tối đa khoảng 10 chữ, thích hợp để trình bày trang bìa.

Tựa đề không được là một câu khẩu hiệu.

Đánh số trang

Cho dù tài liệu ngắn chỉ dăm mười trang vẫn nên có số trang, để làm cơ sở tham chiếu khi thảo luận liên quan đến tài liệu này.

Nếu chi li thì trang bìa không tính số trang, các phần mở đầu như Mục lục, Danh mục Bảng, Danh mục Hình… đánh số trang La Mã, phần bài chính đánh số Ả Rập. Để đỡ mất thời giờ, người viết có thói quen đánh số trang ngay từ đầu bằng số Ả Rập.

Nếu phân tài liệu thành nhiều chương thì số chương gộp vào số trang. Trong Word, có thể định ra số chương trong số trang để có các trang 1-1, 1-2… và 2-1, 2-2…

Nếu gộp vào một file duy nhất thì phân các chương theo Section, mỗi Section bắt đầu bằng tựa chương theo Style Heading 1. Số chương vì thế được tự động hóa, tức là không cần phải đánh số này, sau đó cả số chương và số trang được đưa vào Mục lục một cách tự động.

Chữ viết tắt và thuật ngữ

Khi tài liệu dài và có trên 15 chữ viết tắt và thuật ngữ thì nên có riêng phần này. Xem ví dụ bên dưới: viết chữ hoa đối với tên riêng và chữ thường đối với từ ngữ thông thường.

Dưới đây là ví dụ về cách trình bày danh mục các chữ viết tắt và thuật ngữ được dùng trong tài liệu. Tôi thường tạo ra bảng gồm có 2 cột, mỗi dòng là một từ, không có đường kẻ ngang dọc. Để ý: nếu không phải là tên riêng thì không  viết hoa (như “psi”), hoặc viết hoa theo đúng ký hiệu (như “dBA”)

Trong trường hợp nào chăng nữa, khi dùng chữ viết tắt và thuật ngữ lần đầu tiên trong thân bài phải ghi kèm tên nguyên. Lặp lại lần thứ hai khi cùng chữ viết tắt và thuật ngữ xuất hiện cách xa chữ đầu khoảng 10 trang.

Màu để trình bày tài liệu

Cần nhớ rằng các tài liệu – kể cả biểu đồ PowerPoint và bản vẽ AutoCad – thường được phôtô đen-trắng. Lúc đó, màu nhạt như vàng, cam nhạt, xanh đọt chuối sẽ biến mất hoặc nhạt hẳn đi, khó nhận ra. Cũng nên tránh chữ đen trên nền màu nhạt hoặc chữ trắng nên nền màu sậm, bởi vì trên bản photocopy đen-trắng thì các màu sẽ biến thành những sắc xám đậm nhạt. Cũng cần để ý đến màu chữ so với màu nền. Tóm lại, khi làm việc với màu, hãy mường tượng bản photocopy đen trắng sẽ trông ra sao.

Trình bày bảng

Một số hướng dẫn:

* Font Arial cỡ 9 là thích hợp nhất; cỡ nhỏ nhất là 8.5, có thể dùng cỡ 9.5 nếu có ít cột và hàng. Khi có nhiều con số thì định Paragraph Setting – Spacing 2 pt trước và 2 pt sau trong, còn khi có nhiều chữ thì dùng Spacing 3 pt trước và 3 pt sau.
* Trong Excel: bấm góc trên cùng bên phải, cả worksheet được highlight, rồi đặt con trỏ ở bất kỳ dòng nào và rê để mở rộng tất cả các dòng.
* Tránh tạo cột quá rộng khiến cho mắt người đọc phải di chuyển quá nhiều, dễ bị mệt mắt và do đó tài liệu không được đánh giá cao.
* Caption: cỡ 9 hoặc 10, spacing 3 pt trước và 3 pt sau.
* Ghi chú dưới bảng: font cỡ 9, spacing 3 pt trước và 0 pt sau.
* Thật là phiền hà khi bảng dài tiếp theo ở trang kế mà người đọc không biết cột nào mang loại số liệu gì. Đừng quên rê con trỏ trên 1 hoặc 2 hàng đầu tiên, chọn LAYOUT – Repeat Header Rows. Kết quả là 1 hoặc 2 hàng đầu tiên sẽ được lặp lại khi bảng kéo đài qua trang mới.
* Đối với bảng rộng, nếu có thể được, tránh khổ A3-Portrait bởi vì khó đóng tập; nên trình bày trên khổ A4-Landscape (có thể kéo dài qua trang kế) hoặc A3-Landscape.

Trong hình dưới đây, section đầu là A4-Portrait, section kế tiếp đổi qua A4-Landscape để trình bày bảng, section kế tiếp trở lại A4-Portrait. Làm theo cách này, mắt người đọc sẽ chuyển từ section này qua section khác một cách thoải mái. Còn nếu bạn đặt bảng rộng theo chiều đứng Portrait, người đọc sẽ phải xoay ngang rồi lại xoay dọc các trang giấy, khá phiền toái! Khi làm photocopy tập tài liệu, gấp trang vào thành phân nửa theo khổ A4, rồi gấp phần phần trên ngược trở ra. Ta sẽ có trang khổ A4 như các trang khác.

* Nếu bảng quá dài (trên 2 trang), cần xem xét đưa vào một phụ chương, phần thân bài chỉ tóm tắt nội dung của bảng này, và ghi thêm “Xem chi tiết ở Phụ chương …”
* Nếu các con số có mẫu đồng nhất (như đều có dấu chấm thập phân), chỉnh phải (right-adjust) sẽ dễ đọc hơn. Muốn vậy, nếu nhiều số có 1 số lẻ thì số nguyên cũng nên có số lẻ “.0”.
* Con số trong Excel thường có dấu kiểu Mỹ: dấu phẩy ngăn cách hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỉ, và dấu chấm ngăn cách số thập phân. Kiểu Việt Nam và Pháp thì ngược lại. Nếu dùng cả hai kiểu trong cùng một tài liệu sẽ gây nhầm lẫn. Để soạn tài liệu Việt văn, trong Excel có thể chọn Control Panel – Regional and Language Options – French (Belgium).

Ngoài ra, xem những ví dụ dưới đây để trình bày bảng dễ đọc, súc tích và ưa nhìn.

Bản nguyên thủy:

• Khó đọc vì các con số đều được chỉnh giữa cột.
• Các dòng cột 1 đều có chữ “Đất”, thế thì nên loại bỏ chữ này để người đọc đỡ mất thời giờ. Đó là nguyên tắc “Viết súc tích” được nêu ở mục trên.
• Thiếu thẩm mỹ bởi vì tựa cột thứ hai theo 2 dòng và tựa hai cột kia theo 1 dòng, và cũng vì các tên các loại đất theo 1 dòng riêng tên một loại đất theo 2 dòng.

Bản chỉnh sửa:

• Dễ đọc vì các con số đều được chỉnh về bên phải. Nên làm theo cách này nếu các con số có mẫu hình giống nhau. Để ý hai số nguyên trong bản nguyên thủy được thêm một số lẻ (42 thành 42,0 và 64 thành 64,0) thì việc cân chỉnh mới đạt. Nếu cần, chỉnh các con số cách xa đường gạch bên phải bằng cách thêm “Indentation Right”, ví dụ = 0.2 inch.
• Súc tích hơn: Cột 1 có tựa “Loại đất” thì không cần lặp lại “Đất” ở các dòng dưới.
• Bản này ưa nhìn hơn ở chỗ các mục trong cột 1 đều theo 1 dòng còn tựa cột 2 và 3 đều theo 2 dòng.

Một ví dụ khác được trình bày dưới đây. Để ý:

• Cột ghi số thứ tự là không cần thiết bởi vì không có dẫn chiếu trong thuyết minh.
• Các ô có 2 hoặc 3 hàng, khó đọc và thiếu thẩm mỹ.
• Bảng vẫn còn hẹp, có đủ chỗ trống để mở rộng ra cho dễ đọc hơn: mỗi ô có mô tả dòng trên và tiêu chí kỹ thuật ở dòng dưới.

Thêm một ví dụ dưới đây. Để ý:

• Hàng trên và hàng cuối có 1 hoặc 2 dòng, kém thẩm mỹ. Nêu chỉnh độ rộng của cột để mỗi hàng chỉ có 1 dòng.
• Các con số đồng nhất về hình mẫu, thay vì chỉnh ở giữa cột nên chỉnh về phải để dễ đọc hơn. Định Paragraph – Indentation – Right là 0.2” để các con số tương đối ở giữa cột, tạo nét thẩm mỹ.
• Các chi phí đều là US$, gây rối rắm cho mắt người đọc. Nên đặt Unit: US$ lên phía trên, bảng trông sáng sủa hơn.

Tóm lại, những cách thực hiện ghi ra thì dài, nhưng làm không mất thời giờ là bao, cải thiện rõ rệt chất lượng của bảng.

Trình bày biểu

Khi tạo biểu đồ trên Excel hoặc PowerPoint, tránh dùng màu theo mặc định, cần chỉnh sửa cho dễ nhìn trên bản photocopy đen-trắng. Xem ví dụ một biểu đồ Excel được chép vào Word.

Sau khi copy bảng và biểu từ Excel, PowerPoint…, paste vào Word bằng File – Paste – Paste Special – Unformatted Text. Ta có biểu như hình dưới đây, và xem thêm đoạn dưới.

Nếu không cần chiếu trên màn ảnh, có thể tạo biểu Excel bằng hoa văn đen-trắng thay vì màu, như hình dưới đây. Dùng font Arial vì dễ đọc ở cỡ nhỏ, cỡ được định sao cho không quá nhỏ đến mức khó đọc và không quá lớn đến mức chen dày đặc.

Chỉnh bảng/biểu hẹp vào lề phải

Khi có bảng/biểu hẹp, chỉnh bảng/biểu vào lề phải sẽ có những lợi điểm sau: (1) mắt người đọc không phải di chuyển nhiều, được thuận tiện do giải trình bên trái và bảng/biểu bên phải; (2) giảm thiểu khoảng trống khi bảng/biểu ở giữa trang; (3) tăng tính thẩm mỹ.

Thủ thuật khá đơn giản.

1. Highlight cả Caption, bảng và ghi chú.
2. Chọn Insert Frame trên Quick Access Toolbar. (Nếu chưa có icon này thì cần đặt con trỏ trên Quick Access Toolbar rồi bấm chuột phải, chọn Customize Quick Access Toolbar.)
3. Một frame bao trùm 3 phần đã chọn. Đặt con trỏ ở hình vuông bên trái, rê để kéo khung vào (mũi tên).
4. Theo ngầm định, khung nằm bên lề trái.
5. Đặt con trỏ trên khung rồi rê đến vị trí mới theo ý muốn, ở đây là bên lề phải.

Header và Footer

Nên đưa vào header và footer nhiều loại thông tin hữu ích, ví dụ như dưới đây.

Footer trình bày logo của cơ quan tác giả, file (bấm bất kỳ nơi nào trên footer rồi bấm DESIGN – Quick Parts – Field – FileName – Field Codes – OK; tên file sẽ tự động thay đổi mỗi khi tên file thay đổi), và số trang. Header trình bày tựa tài liệu và tựa chương (giúp người đọc khi mở ra bất kỳ trang nào sẽ biết mình đang ở chương nào).

Làm bản đồ

Cần chú tâm đến việc làm bản đồ trong tài liệu. Trong khi bài viết có đầy rẫy nhiều địa danh và miêu tả vị trí, nếu không có bản đồ thì người đọc không thể mường tượng những địa danh đó chỉ vùng nào nên khó nắm bắt nội dung, từ đó đánh giá thấp tài liệu.

Cần tìm kiếm bản đồ trên Internet, hiện có rất nhiều, để đưa vào tài liệu. Bản in thường có tỷ lệ, nhưng khi được chụp hoặc scan thì tỷ lệ như thế không còn đúng nữa. Nên kẻ thêm một đường chỉ ra khoảng cách 1 km, hoặc 10 km…

Với phần mềm Google Earth miễn phí, nên tải không ảnh xuống rồi thêm địa danh hoặc chi tiết khác cần thiết. Làm theo cách này, người đọc có thêm những chi tiết khác như ngày chụp không ảnh, tọa độ, cao độ, và thước đo khoảng cách. Xem ví dụ dưới đây.

Hình cho thấy không ảnh Google Earth, thêm địa danh, đánh dấu vị trí, hướng giao thong, đường kẻ màu đỏ chữ trắng chỉ khoảng cách 500 m. Các chữ uốn lượn được tạo ra từ Corel. Hình này được in ra theo chiều ngang (Landscape) của khổ giấy A4 nên người đọc có thể nhận ra đủ chi tiết.

Sử dụng hình ảnh

Tránh đưa vào tài liệu hình ảnh mà trình độ người đọc đều đã biết, hoặc nội dung không ảnh hưởng đến kết quả công việc. Ví dụ điển hình là nhiều tài liệu đưa hình ảnh các thiết bị phòng thí nghiệm hoặc thiết bị đo đạc thực địa. Người đọc không cần biết các thiết bị đó có hình thù ra sao. Chỉ cần nêu tên và model của thiết bị, riêng tiêu chuẩn của phương pháp (như TCVN, ASTM…) và cách làm QA/QC mới là những chi tiết quan trọng. Dĩ nhiên là thiết bị mới lạ đối với người đọc thì cần hình ảnh. Chứ nếu bạn đưa hình ảnh quen thuộc thì người đọc có thể nghĩ bạn coi thường trình độ của họ!

Trích dẫn

Tài liệu khoa học nên trích dẫn nguồn đầy đủ, nhất là đối với các con số.

Nếu chép nguyên văn trích dẫn, có thể đặt trích dẫn vào đoạn văn riêng và thụt vào (indent). Xem ví dụ dưới đây:

Hình cho thấy các đoạn trích dẫn được viết thụt vào bên trái và bên phải, có font hơi nhỏ hơn và line spacing sát nhau hơn. Các con số là tham chiếu trong end notes. Việc làm này nhanh chóng và đơn giản do tự động hóa qua các style được kích hoạt bằng phím nóng định trong macro.

Đánh số tựa và tiểu tựa

Nên đặt chế độ numbering cho các style có sẵn cho Word: Heading 1, Heading 2, Heading 3, và Heading 4 (tối đa 4 level) để dễ làm cơ sở cho việc trình bày trong phòng họp, thảo luận qua điện thoại, e-mail… Xem 2 hình ở đoạn dưới đây.

Tổng hợp cách trình bày phần chính

Xem 2 ví dụ dưới đây về phần chính của tài liệu. Tuy các format xem phức tạp nhưng đều bao gồm trong style, áp dụng mỗi style hoặc bằng một macro (đặt trên Quick Access Toolbar) hoặc shortcut key, ví dụ như:

để áp dụng     bấm
Normal          Alt+Shift+N
Heading 1      Alt+Ctrl+1
Heading 2     Alt+Ctrl+2
Heading 3     Alt+Ctrl+3

Công việc vì thế mà được tiến hành rất nhanh thay vì thay đổi format theo kiểu thủ công ở từng heading.

Để tạo ra mẫu dưới đây, chỉnh trái Heading 1, thêm vạch đỏ ngoài lề (định trong style từ chức năng Borders and Shading). Hai sắc thái này giúp tạo nét mới mẻ so với cách làm thông thường. Màu đậm cho Heading 1, Heading 2 và Heading 3 một phần để dễ kiểm tra format của văn bản, phần khác nhằm tạo ấn tượng tốt trên bản PDF khi khách hàng mở file lần đầu tiên, trong khi vẫn rõ trên photocopy đen-trắng. Mẫu báo cáo cho thấy font Arial của các style Header, Heading 1, Heading 2 và Heading 3, còn font MS Reference serif dùng cho thân văn bản (style Normal) vì dễ đọc.

Để tạo ra mẫu dưới đây, chỉnh giữa Heading 1, thêm vạch đỏ dưới (định trong style từ chức năng Borders and Shading). Đưa các số tiểu tựa Heading 2, Heading 3 và Heading 4 ra ngoài lề, trong tài liệu dài giúp người đọc dễ nhận ra tiểu tựa, cũng là nét mới mẻ so với cách làm thông thường. Định cho mỗi style này là Automatically update, bấm VIEW rồi bật Ruler, đặt con trỏ ở một tiểu tựa rồi rê 2 dấu tam giác trên Ruler (xem đầu 2 đường thẳng màu đen) để chỉnh vị trí của số tiểu tựa đó. Nhằm chừa khoảng cho các số tiểu tựa, định trong style Margins – Left: 1.4”, Right: 0.8”. Thường chỉ đưa Heading 1, Heading 2, và Heading 3 vào Mục lục.

Mục lục

Để tạo Mục lục, đặt tựa của Danh mục bảng, Danh mục hình, Chữ tắt và Tóm tắt theo style Title, đặt tựa chương theo Heading 1, các tiểu tựa theo Heading 2 và Heading 3.

Bấm REFERENCES – Table of Contents – Custom Table of Contents – Options, rồi đánh số 1, 2 và 3 cho Heading 1, Heading 2 và Heading 3, (tuy có thể có Heading 4, Heading 5, nhưng thường chỉ nên đưa 3 cấp đầu vào Mục lục kẻo khó đọc Mục lục); sau cùng đánh số 1 cho Title.

Ta có Mục lục như trong hình dưới, gồm có 3 styles: TOC1 dùng chung cho Title và Heading 1, TOC2 cho Heading 2và TOC3 cho Heading 3. Có thể thay đổi format trong 3 styles này khác với Heading 1, Heading 2 và Heading 3, ví dụ: tất cả TOC1 là toàn chữ hoa trong khi Heading 1 chỉ viết hoa chữđầu.

Để chỉnh vị trí của 3 styles TOC1, TOC2 và TOC3, định cho mỗi style này là Automatically update, bấm VIEW rồi bật Ruler. Khi nhấp chuột 2 lần trên TOC2, icon Style sẽ chỉ “TOC2”. (Nếu chưa có icon này thì cần đặt con trỏ trên Quick Access Toolbar rồi bấm chuột phải, chọn Customize Quick Access Toolbar.)  Dùng con trỏ rê qua lại 2 dấu hình tam giác trên Ruler để có vị trí số và chữ đầu của TOC2 theo ý muốn (xem đầu 2 đường thẳng màu lục). Làm tương tự cho TOC3 để tạo tính thẩm mỹ cho Mục lục.

Trang bìa tài liệu

Trang bìa tài liệu cần thể hiện tính chuyên nghiệp. Tôi có một kinh nghiệm đáng nhớ: bản thảo báo cáo do một chuyên gia khác soạn thảo bị khách hàng chê bai trả lại đôi ba lần. Khi được giao nhiệm vụ chỉnh lý, tôi thấy nội dung bản thảo không có khuyết điểm nghiêm trọng, nhưng cách trình bày thì quả là lôi thôi. Tôi chỉnh lý nội dung theo yêu cầu, và sửa lại cách trình bày cho sáng sủa, nâng cấp đáng kể trang bìa. Khi đổi qua dạng PDF, trang bìa trông càng nổi bật. Khách hàng chấp nhận lập tức! Tôi cho rằng việc trình bày trang bìa có hiệu ứng đặc biệt, bởi vì người đọc khi mở file ra thì cái họ thấy đầu tiên là trang bìa, ấn tượng tốt hay xấu từ đó mà ra.

Tôi để ý thấy nhiều luận văn và báo cáo của các bạn trẻ quá hoa hòe hoa sói đến mức lòe loẹt, trong khi đó là những tài liệu chuyên môn. Vì thế cần thể hiện tính chuyên nghiệp trên trang bìa cho công trình của bạn.

Tôi đề nghị những nguyên tắc sau:

Dùng font giản dị, dễ đọc. Tránh font hoa mỹ, có nhiều nét uốn lượn, hoặc có nét quá to và nét quá nhỏ khác biệt nhau. Font không có chân (sans-serif) như Arial và Tahoma là thích hợp nhất đối với hàng chữ cỡ lớn. Tựa dài tiếng Anh thì dùng font Arial Narrow kết hợp Small caps nhằm nâng chiều cao của font. Tôi tránh tạo những dòng in toàn chữ hoa, khó đọc.

Màu của font: Có thể dùng font có màu khác nhau nhưng tránh màu sáng như vàng, cam, khi làm photocopy thì màu sáng sẽ thành màu xám nhạt, rất khó đọc. Tối đa là dùng 2 màu, như xam lam đậm và xanh lục đậm, ngoài màu đen bình thường.

Đóng khung trang bìa. Nếu muốn thì chọn đường kẻ thẳng, cùng lắm là đường đôi. Tránh dùng các biểu tượng (như trong Art của Word) để trang trí. Một lần nữa, tính chuyên nghiệp thể hiện ở chỗ giản dị, không khoa trương, lòe loẹt.

Chia thành block. Có thể chia trang bìa thành 3 bock: block trên là chủ đầu tư và nhà tài trợ (đừng quên logo của họ); block giữa là nội dung; block dưới là cơ quan tác giả. Để tránh đơn điệu, nên chia thành block bên phải, block ở giữa và block bên trái.

Dựa theo những nguyên tắc trên, một số ví dụ về trang bìa được trình bày dưới đây.

Trong hình dưới đây, trang bìa đơn giản theo ý của khách hàng, có 3 vận dụng nhằm tránh đơn điệu: (1) tựa đề màu lam đậm, (2) dòng chữ giữa đóng khung, và (3) “Disclaimer” chỉnh theo lề phải.

Trong hình dưới đây, trang bìa đơn giản, thêm khung để tránh đơn điệu, ảnh có chủ ý về nội dung chứ không chỉ để trang trí. Trang kế ghi chú thích về ảnh này như sau:

Cover photo: Looking north along Provincial Route 200 from the north corner of the Site. The 110-kV line will be completed by July 2011, when the two high pylons (about 150m from the Site north-west boundary) are connected with each other. This line will provide power to Client’s Site. At left-hand corner, the stone wall demarcating the north-west Site boundary can be seen. The pole indicates the right-of-way of Provincial Route 200, 32m from the midline of the road.

Trong hình dưới đây, trang bìa được chia làm 3 block, block trên chỉ chủ đầu tư và nhà tài trợ, block giữa trình bày nội dung tài liệu, block dưới là tác giả và thời điểm làm tài liệu.

Trong hình dưới đây, trang bìa cũng được chia làm 3 block, thêm Watermark “DRAFT” và ngày tháng soạn tài liệu nhằm chỉ ra rằng tài liệu sẽ được chỉnh lý.

Kết luận

Các thủ thuật trên xem có vẻ dài dòng bởi vì bạn được chỉ dẫn tạo ra các format từ con số không. Sau khi hoàn tất một tài liệu, bạn có thể sử dụng lại các file Word, PowerPoint và Excel, giữ nguyên format như cũ, chỉ chỉnh sửa nội dung. Do đó, từ tài liệu thứ hai trở đi, công việc sẽ nhanh chóng hơn nhiều.

Cách tôi thường làm khi tạo ra một file Word mới là mở ra file cũ, save với tên file mới, rồi chỉnh sửa nội dung của tựa chương, tiểu tựa, bảng/biểu; cái nào không cần thì xóa đi, cái nào thiếu thì copy rồi paste vào vị trí như mong muốn. Nếu có tham chiếu (như xem Bảng…, xem Hình…) cho bảng/biểu thì chép cùng lúc tham chiếu và bảng/biểu tương ứng. Trong file mới, các số tham chiếu và số bảng/biểu sẽ được điều chỉnh lại.

Tương tự, khi có 3 section như A4-Portrait – A4-Landscape – A4-Portrait, bạn có thể chép 3 section này vào vị trí khác. Để tránh gây lỗi, chép trừ hao thêm vài dòng cuối ở section đầu và vài dòng đầu ở section cuối. Sau khi paste xong, bạn có thể nhận ra phải xóa chỗ nào và thay thế chỗ nào.

Vì thê, cần chịu khó lúc đầu, rồi mãi về sau bạn sẽ thu được thành quả.

Biên soạn: Diệp Minh Tâm